In het kort
Geen advertentiemodel. We verkopen je gegevens niet en bouwen geen advertentieprofiel.
Minimale toegang. Mailboxkoppelingen zijn alleen-lezen. Suit-Me kan geen e-mail versturen of verwijderen.
Geen blijvende ruwe mailboxkopie. Geselecteerde inhoud wordt automatisch verwerkt; ruwe berichten, onderwerpen en bijlagen worden niet duurzaam opgeslagen.
Jij beslist. Je kunt een mailbox loskoppelen, toestemming intrekken of je account verwijderen.
1. Wie is verantwoordelijk?
Suit-Me is de aanbieder en verwerkingsverantwoordelijke voor de Suit-Me-app en deze website. Suit-Me is gevestigd in Nederland. Voor privacyvragen, verzoeken of contact met de verantwoordelijke kun je schrijven naar support@suit-me.com.
Suit-Me B.V.Besloten vennootschapEinsteinweg 18, 3208 KK Spijkenisse, NederlandKvK: 42126904support@suit-me.com2. Welke gegevens verwerken we?
Account en authenticatie
We verwerken de technische accountidentificatie die nodig is om je veilig aan te melden en je gegevens van die van andere gebruikers te scheiden.
Mailboxkoppeling
Na jouw toestemming ontvangen we versleutelde toegangsmiddelen van Google of Microsoft, mailboxproviderinformatie en synchronisatieposities. Deze koppeling is alleen-lezen. Suit-Me kan geen e-mail schrijven, verzenden, labelen of verwijderen.
Geautomatiseerde Smart Scan
Voor relevante mailboxsignalen kan geselecteerde berichtinhoud tijdelijk in het geheugen worden verwerkt. Daaruit leiden we compacte gebeurtenissen af, zoals een pakketupdate, retour, mailingbron, organisatie-relatie of openbare kortingsactie. We bewaren niet duurzaam de ruwe berichttekst, het onderwerp, bijlagen, je mailboxadres of providerbericht-ID. Na de eerste scan controleert Suit-Me nieuwe informatie bij het openen van de app en via geplande achtergrondscans.
Afgeleide gebeurtenissen en bewijs
We bewaren alleen de gegevens die nodig zijn om een resultaat begrijpelijk te tonen, zoals organisatie, pakketstatus, datum, retourvenster, uitschrijfstatus, verwijderverzoek of de beschikbaarheid van een officiële actie. Herkomst, betrouwbaarheidsinformatie en gepersonaliseerde actielinks kunnen versleuteld of als niet-herleidbare vingerafdruk worden opgeslagen om een resultaat te controleren.
Pakketten en retouren
Voor een herkend pakket kan Suit-Me een versleutelde trackingidentiteit bewaren. Nadat je daarvoor afzonderlijk toestemming hebt gegeven, deelt Suit-Me alleen het trackingnummer en, indien bekend, de vervoerderscode met AfterShip om de zending bij de betrokken vervoerder te registreren en de bezorgstatus bij te houden. Suit-Me deelt daarbij geen mailboxinhoud, e-mailadres, webshopinhoud of interne gebruikers-ID. De app toont alleen beperkte pakketgegevens en vraagt de volledige actie pas op nadat jij erop tikt. Je keuze om een pakket te houden of te retourneren, de retourstatus en een eventueel door jou ingevoerde retourcode worden aan die pakketreis gekoppeld. De volledige retourcode wordt versleuteld opgeslagen.
Uitschrijven en Mijn data
Voor uitschrijven bewaren we de afzenderorganisatie en de voortgang van de door jou gekozen actie, niet de volledige uitschrijflink in gewone tekst. Voor Mijn data bewaren we de organisatiedomeinnaam, de openbare verzoekroute en de status van je verwijderverzoek. Naam, e-mailadres en verzoektekst worden alleen tijdelijk gebruikt om een concept te maken en niet als onderdeel van het verzoekdossier opgeslagen.
Feedback en ondersteuning
Als je een onjuist resultaat meldt, bewaren we de melding, de categorie en de uitkomst van de beoordeling om het systeem betrouwbaarder te maken. Deel via support geen volledige e-mails of andere onnodige persoonsgegevens.
Technische gegevens
Voor beveiliging en werking verwerken we beperkte logs, verzoek-ID's, foutcategorieën en apparaat- of appversie. Crashinformatie wordt privacyveilig gefilterd en bevat geen e-mailinhoud.
Waar de gegevens vandaan komen
Gegevens komen rechtstreeks van jou, van de mailboxprovider die jij koppelt en uit afleidingen die Suit-Me uitsluitend voor de hierboven beschreven functies maakt. Suit-Me koopt geen mailbox- of profielgegevens bij datahandelaren.
3. Waarom verwerken we deze gegevens?
- om je account, sessie en mailboxkoppeling te leveren;
- om mailboxsignalen te vertalen naar gebeurtenissen en mogelijke acties;
- om resultaten te synchroniseren, actualiseren en betrouwbaarder te maken;
- om misbruik, fouten en beveiligingsincidenten te detecteren;
- om support te bieden en door jou gemelde onjuistheden te beoordelen;
- om te voldoen aan wettelijke verplichtingen.
4. Op welke grondslagen verwerken we?
- Uitvoering van de overeenkomst: voor je Suit-Me-account, sessie, gevraagde functies en ondersteuning.
- Toestemming: voor het koppelen en uitlezen van een mailbox en de bijbehorende Smart Scan-verwerking. Voor pakkettracking vragen we daarnaast afzonderlijk toestemming om het trackingnummer en de optionele vervoerderscode met AfterShip en de betrokken vervoerder te delen. Je kunt de Smart Scan-toestemming intrekken of de mailbox loskoppelen.
- Gerechtvaardigd belang: voor strikt noodzakelijke beveiliging, fraudepreventie, stabiliteit en privacyveilige foutdiagnose, na afweging van jouw belangen.
- Wettelijke verplichting: wanneer Suit-Me gegevens moet verwerken of bewaren om aan toepasselijke wetgeving te voldoen.
Suit-Me gebruikt mailboxgegevens niet voor uitsluitend geautomatiseerde besluiten met juridische of vergelijkbaar ingrijpende gevolgen. Herkenningen zijn hulpmiddelen; jij bepaalt of je een voorgestelde actie uitvoert.
5. Met wie werken we samen?
We gebruiken gespecialiseerde dienstverleners uitsluitend voor de afgesproken taak en met passende beveiligingsafspraken:
- Microsoft Azure en Microsoft Entra External ID voor hosting, database, wachtrijen, geheimenbeheer, operationele logging en accountauthenticatie in de Europese regio;
- Google en Microsoft als mailboxprovider wanneer jij die koppeling kiest;
- AfterShip om na jouw afzonderlijke toestemming de actuele status van een herkend pakket of een door jou ingevoerde retourzending bij te houden. AfterShip ontvangt alleen het trackingnummer en, indien bekend, de vervoerderscode; geen mailboxinhoud, e-mailadres, webshopinhoud of Suit-Me-account-ID. Voor deze verwerking treedt AfterShip op als verwerker van Suit-Me onder de AfterShip Data Processing Addendum;
- De betrokken vervoerder om de trackingaanvraag en eigen bezorginformatie te verwerken. Zoals de AfterShip-DPA beschrijft, handelt de vervoerder daarbij als zelfstandige verwerkingsverantwoordelijke onder zijn eigen privacyvoorwaarden;
- OpenAI om op basis van een organisatiedomein een officiële openbare verwijderroute of retourpolicy te vinden. OpenAI ontvangt voor deze zoekopdracht geen mailboxinhoud, e-mailadres, trackingnummer of Suit-Me-account-ID;
- Sentry voor privacygefilterde foutdiagnose, indien geactiveerd;
- Apple voor distributie en, zodra beschikbaar, in-app aankopen.
Suit-Me's use and transfer of information received from Google APIs complies with the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.
Dit betekent onder meer dat Google-gebruikersgegevens alleen worden gebruikt voor de functies die jij ziet en goedkeurt. Ze worden niet gebruikt voor advertenties, niet verkocht en niet ingezet om een algemeen AI-model te trainen.
We verkopen of verhuren persoonsgegevens niet en gebruiken mailboxgegevens niet voor advertenties, kredietbeslissingen of het trainen van algemene AI-modellen.
Dienstverleners mogen de gegevens alleen gebruiken om de afgesproken Suit-Me-functie te leveren. Suit-Me deelt geen ruwe mailboxinhoud met AfterShip of OpenAI.
Verwerking buiten de EER
De primaire Suit-Me-infrastructuur staat in de Europese regio van Microsoft Azure. Sommige leveranciers kunnen gegevens vanuit andere landen ondersteunen of verwerken. Waar dat gebeurt, gebruikt Suit-Me toepasselijke doorgiftemechanismen en aanvullende beveiligingsmaatregelen, zoals een adequaatheidsbesluit of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.
6. Hoe lang bewaren we gegevens?
Gegevens kunnen eerder worden verwijderd wanneer ze niet meer nodig zijn of wanneer jij je account verwijdert, behoudens een beperkte wettelijke bewaarplicht. AfterShip en de betrokken vervoerder hanteren voor hun eigen systemen hun toepasselijke bewaartermijnen. Intrekken van de toestemming stopt nieuwe deling, maar maakt eerdere rechtmatige verwerking niet ongedaan.
7. Jouw rechten en keuzes
Je kunt inzage, correctie, verwijdering, beperking, overdraagbaarheid of bezwaar vragen. Toestemming kun je intrekken zonder dat dit eerdere rechtmatige verwerking ongeldig maakt. We reageren in beginsel binnen één maand; als een verzoek complex is, laten we je binnen die termijn weten of meer tijd nodig is.
Je Smart Scan-toestemming intrekken stopt ook nieuwe deling van trackingnummers met AfterShip en vervoerders. Je mailbox loskoppelen stopt nieuwe toegang en verwijdert de versleutelde toegangsmiddelen. Je account verwijderen wist je Suit-Me-account en de daaraan gekoppelde Suit-Me-gegevens.
Bekijk alle privacykeuzes →Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens of de toezichthouder in jouw EU-lidstaat.
8. Beveiliging en menselijke toegang
Suit-Me gebruikt versleuteling tijdens transport en opslag, afzonderlijke identiteiten per dienst, minimaal noodzakelijke rechten en gecontroleerde geheimenopslag. Medewerkers lezen geen mailboxinhoud, behalve wanneer jij daar voor een concrete supportvraag uitdrukkelijk toestemming voor geeft, wanneer onderzoek naar misbruik of een beveiligingsincident dat noodzakelijk maakt, of wanneer de wet dit vereist.
9. Website, cookies en links
De publieke Suit-Me-website gebruikt geen advertentiecookies, trackingpixels of gedragsanalyse. De hostingdienst kan technisch noodzakelijke beveiligings- en verzoekgegevens verwerken. Wanneer je een externe link opent, geldt de privacyverklaring van die externe partij.
10. Wijzigingen en contact
Bij belangrijke wijzigingen informeren we je in de app of via een passende andere route. Vragen of verzoeken: support@suit-me.com.