Je digitale leven blijft van jou.

In het kort

1. Wie is verantwoordelijk?

Suit-Me is de aanbieder en verwerkingsverantwoordelijke voor de Suit-Me-app en deze website. Suit-Me is gevestigd in Nederland. Voor privacyvragen, verzoeken of contact met de verantwoordelijke kun je schrijven naar support@suit-me.com.

2. Welke gegevens verwerken we?

Account en authenticatie

We verwerken je accountnaam, e-mailadres en technische accountidentificatie om je aan te melden, je profiel te beheren en je gegevens van die van andere gebruikers te scheiden. Deze accountgegevens staan los van de inhoud van je mailbox.

Mailboxkoppeling

Versie 1.0 ondersteunt uitsluitend Outlook- en Hotmail-mailboxen. Na jouw toestemming ontvangt Suit-Me versleutelde Microsoft-toegangsmiddelen, mailboxproviderinformatie en een beperkte synchronisatiepositie. Microsoft vraagt hiervoor gedelegeerde Mail.Read-toegang. De koppeling is alleen-lezen: Suit-Me kan geen e-mail schrijven, verzenden, labelen of verwijderen.

Geautomatiseerde Smart Scan

Nadat je Smart Scan afzonderlijk hebt goedgekeurd, kan Suit-Me geselecteerde geautomatiseerde organisatieberichten uit Outlook of Hotmail tijdelijk in beschermd geheugen verwerken. Daaruit leiden we compacte gebeurtenissen af, zoals een pakketupdate, retourinformatie, mailingbron of waarschijnlijke organisatierelatie. In dit scanresultaat bewaren we niet duurzaam de ruwe berichttekst, het onderwerp, bijlagen, afzender- of ontvangeradressen of providerbericht-ID's. Je account-e-mailadres valt onder accountbeheer, niet onder deze tijdelijke berichtverwerking. Na de eerste scan controleert Suit-Me nieuwe informatie wanneer je de app opent. De geplande productieachtergrondscan staat voor versie 1.0 uit. E-mailkortingen zijn toekomstige functionaliteit en zijn geen actieve functie van deze release.

Afgeleide gebeurtenissen en bewijs

We bewaren begrensde afgeleide gegevens, zoals organisatie, pakketstatus, datum, retourvenster, uitschrijfstatus, verwijderverzoek of de beschikbaarheid van een officiële actie. Deze gegevens, betrouwbaarheidsinformatie en technische herkomstvingerafdrukken blijven aan jouw Suit-Me-account gekoppeld: ze zijn niet automatisch anoniem. Gepersonaliseerde tracking- en beheerlinks worden uitsluitend als versleuteld actiegeheim bewaard en pas na jouw bewuste actie tijdelijk ontsleuteld. Gewone overzichten en logs bevatten die bestemmingen niet.

Aankopen en rechten

Op iOS verwerkt Apple StoreKit-aankopen; bij een Android-release verlopen aankopen via Google Play. Suit-Me controleert aankopen bij de betreffende store om Plus-toegang en gekochte acties toe te kennen en vernieuwingen, terugbetalingen of intrekkingen te verwerken. We gebruiken daarvoor een willekeurige aankoopaccountcode en de noodzakelijke aankoopreferentie. We bewaren geverifieerde gegevens zoals product, status, aankoopdatum en geldigheidsduur. Een Google Play-aankoopreferentie die nodig is voor hercontrole wordt apart versleuteld; de leesbare referentie en volledige aankoopantwoorden worden niet gelogd. We bewaren geen betaalkaart- of bankgegevens of volledige aankoopbewijzen. Aankoopgegevens zijn aan je account gekoppeld; technische aankoopidentificaties zijn iets anders dan de providerbericht-ID's die we niet bewaren.

Pakketten en retouren

Voor een herkend pakket kan Suit-Me een niet-omkeerbare pakketidentiteit en een versleuteld actiegeheim bewaren. De app toont alleen beperkte pakketgegevens en vraagt een vertrouwde trackingactie pas op nadat jij erop tikt. Externe carrierverificatie, waaronder AfterShip, is in versie 1.0 uitgeschakeld: Suit-Me deelt geen trackingnummer, mailboxinhoud, e-mailadres, webshopinhoud of interne gebruikers-ID met een trackingaggregator. Je keuze om een pakket te houden of te retourneren en de retourstatus kunnen aan die pakketreis worden gekoppeld.

Uitschrijven en Mijn data

Voor uitschrijven bewaren we de afzenderorganisatie en de voortgang van de door jou gekozen actie, niet de volledige uitschrijflink in gewone tekst. Voor Mijn data bewaren we de organisatiedomeinnaam, de openbare verzoekroute en de status van je verwijderverzoek. Naam, e-mailadres en verzoektekst worden alleen tijdelijk gebruikt om een concept te maken en niet als onderdeel van het verzoekdossier opgeslagen.

Feedback en ondersteuning

Als je een onjuist resultaat meldt, bewaren we de melding, de categorie en de uitkomst van de beoordeling om het systeem betrouwbaarder te maken. Deel via support geen volledige e-mails of andere onnodige persoonsgegevens.

Technische gegevens

Voor beveiliging en werking verwerken we beperkte operationele logs en foutcategorieën, zonder ruwe mailboxinhoud, onderwerpen, adressen uit berichten, providerbericht-ID's, tokens of persoonlijke actiebestemmingen. Optionele crashrapportage werkt alleen na jouw keuze én wanneer de dienst is geconfigureerd. Toegestane crashgegevens zijn gefilterde stacklocaties, appversie, besturingssysteem en een niet-identificerend apparaatmodel. Gebruikers-ID's, e-mailadressen, netwerkverzoeken, URL's, screenshots, schermopnamen en mailboxinhoud horen daar niet bij. Native crashrapportage, prestatietracing en automatische opname van mislukte netwerkverzoeken staan uit.

Waar de gegevens vandaan komen

Gegevens komen rechtstreeks van jou, van de mailboxprovider die jij koppelt en uit afleidingen die Suit-Me uitsluitend voor de hierboven beschreven functies maakt. Suit-Me koopt geen mailbox- of profielgegevens bij datahandelaren.

3. Waarom verwerken we deze gegevens?

• om je account, sessie en mailboxkoppeling te leveren;
• om mailboxsignalen te vertalen naar gebeurtenissen en mogelijke acties;
• om resultaten te synchroniseren, actualiseren en betrouwbaarder te maken;
• om misbruik, fouten en beveiligingsincidenten te detecteren;
• om support te bieden en door jou gemelde onjuistheden te beoordelen;
• om te voldoen aan wettelijke verplichtingen.

4. Op welke grondslagen verwerken we?

• Uitvoering van de overeenkomst: voor je Suit-Me-account, sessie, gevraagde functies en ondersteuning.
• Toestemming: voor het koppelen en uitlezen van een Outlook- of Hotmail-mailbox en de bijbehorende Smart Scan-verwerking. Je kunt de Smart Scan-toestemming intrekken of de mailbox loskoppelen.
• Gerechtvaardigd belang: voor strikt noodzakelijke beveiliging, fraudepreventie, stabiliteit en privacyveilige foutdiagnose, na afweging van jouw belangen.
• Wettelijke verplichting: wanneer Suit-Me gegevens moet verwerken of bewaren om aan toepasselijke wetgeving te voldoen.

Suit-Me gebruikt mailboxgegevens niet voor uitsluitend geautomatiseerde besluiten met juridische of vergelijkbaar ingrijpende gevolgen. Herkenningen zijn hulpmiddelen; jij bepaalt of je een voorgestelde actie uitvoert.

5. Met wie werken we samen?

We gebruiken gespecialiseerde dienstverleners uitsluitend voor de afgesproken taak en met passende beveiligingsafspraken:

• Microsoft Azure en Microsoft Entra External ID voor hosting, database, wachtrijen, geheimenbeheer, operationele logging en accountauthenticatie in de Europese regio;
• Microsoft als enige actieve mailboxprovider voor Outlook en Hotmail. Microsoft toont de afzonderlijke gedelegeerde Mail.Read-toestemming;
• Google of Apple alleen wanneer je die aanbieder kiest om je primaire Suit-Me-account te maken of te openen. Deze aanmelding geeft Suit-Me geen toegang tot een Gmail- of iCloud-mailbox;
• Apple voor App Store-distributie en StoreKit-aankopen. Apple verwerkt de betaling; Suit-Me ontvangt en bewaart alleen de geverifieerde aankoopstatus die nodig is voor je rechten;
• Google bij een Android-release voor Google Play-distributie en aankopen. Google verwerkt de betaling; Suit-Me controleert en bewaart alleen de noodzakelijke aankoopstatus en een versleutelde referentie voor hercontrole;
• Sentry uitsluitend voor privacygefilterde crashdiagnose als je daarvoor kiest en Suit-Me deze functie activeert. Deze verwerking staat zonder expliciete productieconfiguratie uit.

We verkopen of verhuren persoonsgegevens niet en gebruiken mailboxgegevens niet voor advertenties, kredietbeslissingen of het trainen van algemene AI-modellen.

Dienstverleners mogen gegevens alleen gebruiken om de afgesproken Suit-Me-functie te leveren. Suit-Me deelt in versie 1.0 geen mailboxinhoud, trackingreferentie of organisatiedomein met een trackingaggregator of externe AI-dienst.

Verwerking buiten de EER

De primaire Suit-Me-infrastructuur staat in de Europese regio van Microsoft Azure. Sommige leveranciers kunnen gegevens vanuit andere landen ondersteunen of verwerken. Waar dat gebeurt, gebruikt Suit-Me toepasselijke doorgiftemechanismen en aanvullende beveiligingsmaatregelen, zoals een adequaatheidsbesluit of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

6. Hoe lang bewaren we gegevens?

Een afzonderlijke dagelijkse lifecycle-job past de automatische termijnen voor gebeurtenissen, bewijs, feedback, scangeschiedenis en verlopen OAuth-status toe. Operationele logs hebben een bewaartermijn van 30 dagen. Het beleid omvat ook aanbieding- en abonnementsbewijs wanneer zulke gegevens bestaan; dat betekent niet dat alle bijbehorende functies actief zijn in deze release. Accountverwijdering verwijdert de gebruikersgebonden Suit-Me-gegevens, waaronder aankoopgegevens en versleutelde aankoopreferenties; Apple en Google beheren hun eigen betaaladministratie volgens hun beleid. Intrekken van toestemming maakt eerdere rechtmatige verwerking niet ongedaan.

7. Jouw rechten en keuzes

Je kunt inzage, correctie, verwijdering, beperking, overdraagbaarheid of bezwaar vragen. Toestemming kun je intrekken zonder dat dit eerdere rechtmatige verwerking ongeldig maakt. We reageren in beginsel binnen één maand; als een verzoek complex is, laten we je binnen die termijn weten of meer tijd nodig is.

Je Smart Scan-toestemming intrekken stopt nieuwe verwerking van geselecteerde berichtinhoud. Je mailbox loskoppelen stopt alle nieuwe mailboxtoegang en verwijdert de versleutelde toegangsmiddelen en synchronisatiepositie. Je account verwijderen wist je Suit-Me-account en de daaraan gekoppelde Suit-Me-gegevens; een abonnement beheer je afzonderlijk in de store waar je het hebt afgesloten.

Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens of de toezichthouder in jouw EU-lidstaat.

8. Beveiliging en menselijke toegang

Suit-Me gebruikt versleuteling tijdens transport en opslag, afzonderlijke identiteiten per dienst, minimaal noodzakelijke rechten en gecontroleerde geheimenopslag. Medewerkers hebben geen bewaarde inboxkopie om te doorzoeken. Stuur daarom ook bij support geen volledige e-mailinhoud; onderzoek gebruikt begrensde afgeleide gegevens en privacyveilige operationele logs.

9. Website, cookies en links

De publieke Suit-Me-website gebruikt geen advertentiecookies, trackingpixels of gedragsanalyse. De hostingdienst kan technisch noodzakelijke beveiligings- en verzoekgegevens verwerken. Wanneer je een externe link opent, geldt de privacyverklaring van die externe partij.

10. Wijzigingen en contact

Bij belangrijke wijzigingen informeren we je in de app of via een passende andere route. Vragen of verzoeken: support@suit-me.com.